Типове документи в обществените поръчки

Обявление, решение, протокол...Каква е логиката зад документите?

На пръв поглед документите, от които се състои една обществена поръчка изглеждат твърде много на брой, съдържат повтаряща се информация и имат странна структура. Как да се ориентирате?

В регистърът на обществените поръчки (eop.bg) в България, всички те се завеждат под формата на отделни преписки (папки), които съдържат всички документи от обявяване на дадена поръчка до нейното приключване. Логиката е следната:

1. Решение за откриване на процедура.

Когато поръчката се обявява като Открита процедура или Публично състезание, процесът винаги започва с публикуването на Решение за откриване на процедура. В решението се описват предметът на поръчката, типа процедура, прогнозна стойност, срокове, основания за неразделяне на обособени позиции и др.

• Много е важно да имате изходящия номер и датата на публикуване на решението - ако в последствие решите да обжалвате процедурата, тези реквизити ще са Ви необходими.
• Ако поръчката е тип Събиране на оферти с обява, тогава Решение за откриване не се публикува, а само Обява за събиране на оферти. 
• Ще видите и случаи, в които поръчката стартира само с Решение, и без Обявление - това са различни видове договаряниея, в които покана до бизнеса за участие, не се пуска.

 

2. Обявление за поръчка.

Обявлението е най-важният документ за поръчката, в което се съдържат задължителните реквизити като тип процедура, срок за участие, критерии за подбор и се описва подробно предмета на поръчката. Най-важното нещо, с което трябва да се запознаете, е дали можете да участвате - критериите за подбор ще намерите в секция III на Обявлението.

• Към обявлението винаги се публикуват и допълнителни елементи - техническа спецификация, документация, чертежи, проект на договор, методика за оценка, всички образци за попълване от участниците, които са много ВАЖНИ - свалете всички и прочетете внимателно всички клаузи и условия, тъй като често изсикванията на възложителя са частично позиционирани и споменати в различните документи. 

* Често поръчката започва с публикуване на Пазарна консултация - това е един вид допитване до бизнеса, най-често за определяне каква прогнозна стойност би била подходяща за съответната доставка/строителство или услуга, които предстои да обяви възложителя. Пазарните консултации не са задължителен, а само възможен елемент от процедурата и участието Ви в тях е само по желание.

3. Ценова оферта.

В указаните срокове за подаване на оферта, Вие трябва да подготвите и подадете своята ценова оферта, но ВНИМАВАЙТЕ: допълнително ще получите от комисията съобщение кога точно трябва да ДЕКРИПТИРАТЕ своята оферта със специален ключ (компютърен код). Това съобщение обикновено ще получите 24 часа преди определения ден и час, в който комисията планира да отвори офертите на участниците. За Вас това действие е равносилно на отварянето на хартиения плик с Вашата цена - т.е. ако не декриптирате офертата си, комисията няма да може да отвори файла Ви, за да я прегледа, и Вие ще бъдете отстранен. Вижте тук най-честите причини за отстраняване на участници, които ни посочиха възложителите.
 

4. Протоколи от работата на комисията.

Описват етапите от работата на комисията по проверка на подадените предложения от участниците:

1) Протокол №1: Преглед на административно ниво - проверяват се ЕЕДОП формулярите на всички участници и се проверява дали те съответстват на критериите за подбор и дали подлежат на задължително отстраняване. Хубавата новина тук е, че ако комисията открие грешки и/или несъответствия, тя ще даде срок от 5 дни на участника да набави липсващата информация или да нанесе корекции, за да докаже, че е подходящ партньор съобразно изискванията на възложителя. 

2) Протокол №2: Описва допълнените от участници факти - констатира отстраняване на участници - преглед на техническите предложения на допуснатите кандидати - отваряне на ценовите оферти на преминалите проверката технически предложения - оценяване на участниците по предварително публикуваната методология за оценка.

3) Протокол №3 - Решение за избор на изпълнител - комисията представя класирането на участниците и ипубликува своето решение за избор на изпълнител.
 

5. Обявление за възложена поръчка.

Възложителят сключва договор с избрания изпълнител и в срок от 30 дни след сключването на договора е длъжен да публикува обявление за възлагане, в което е посочен изпълнителя с фирмените си данни, стойността на договора, начална дата на договора. Всички тези данни ще намерите в обявлението в секция V. Обявлението за възлагане подлежи на обжалване в КЗК в срок от 10 дни след публикуването му.
Отделно възложителят е длъжен да публикува всеки сключен договор сканиран с придружаващите анекси и приложения, в които  са посочени продуктовите спецификации и единични цени.

6. Обявление за приключен договор.

След приключване изпълнението на договора, възложителят публикува данни за неговото изпълнение - дата на приключване на договора, изплатени суми, има ли санкции към изпълнението и т.н.
 

7. В целия този процес са възможни промени и/или прекратяване на процедурата. 

• Съгласно чл. 33 от ЗОП всяко лице може да поиска в определен срок разяснение по всички документи в поръчката.
• Съгласно чл. 100 от ЗОП всяко заинтересовано лице може да поиска в определен срок  промени в условията на поръчката.

Често след обявяване на поръчката, заинтересовани лица откриват грешки в документацията или неприемливи условия във формулировките и съгласно своите права те отправят искане към възложителя за разяснения или промени в условията на процедурата. 
Възложителят има правото да се съобрази или да не се съобрази с исканията, но в срок от 14 дни (при открита процедура) той има възможността да направи промени като публикува съответно 

Решение за промяна. 

Или ако грешките с твърде големи и/или срокът за корекции е вече изтекъл, възложителят публикува 

Решение за прекратяване на процедурата.

Прекратяване на процедурата е възможно също ако не е подадена нито една оферта за участие или нито една от подадените оферти не съответства на изискванията на възложителя. Ако това се случи, ЗОП дава възможност възложителят да обяви наново поръчката като тип Договаряне без обявление за поръчка, Пряко договаряне или Покана до определени лица.

Ако имате въпроси, пишете ни на office@tender-service.bg